Primero vamos a explicar cómo se crea un aviso. Como siempre, intentamos que los procesos sean lo más sencillos posible.
Desde la sección de Avisos veremos la siguiente pantalla si no tenemos ningún aviso pendiente, y lo único que debemos hacer es pulsar el botón “+ crear”.
Un aviso y un parte de trabajo son, en esencia, lo mismo: ambos son una orden de trabajo, con una única diferencia: el valor del campo “Estado”.
El concepto de aviso y parte de trabajo busca diferenciar cuándo un trabajo ha sido solicitado y cuándo ha sido realizado.
Para ello se utiliza el campo “Estado”, que tiene tres posibles valores:
- Pendiente
- En proceso
- Finalizado
Cuando creamos un parte de trabajo desde la sección “Avisos”, este queda con el estado Pendiente. Así, el resto de técnicos sabrán que se trata de un trabajo pendiente de realizar.
El cambio de estado a En proceso permite a los administradores comprobar que el aviso está siendo atendido, y el estado Finalizado indica que la tarea ya ha sido completada.
En resumen, los Avisos y los Partes de Trabajo son lo mismo: ambos son órdenes de trabajo, pero se clasifican en distintas secciones de la aplicación para conocer su estado actual.
Botones principales
En la parte superior tenemos los botones Iniciar, Pausar y Finalizar el parte.
- Al pulsar Iniciar, el parte pasa de “Pendiente” a “En proceso” y se establece la hora de inicio.
- Al pulsar Finalizar, pasa de “En proceso” a “Finalizado” y se establece la hora de fin.
- Cuando el parte está “En proceso”, puedes Poner en pausa el parte temporalmente.
Pestaña de Partes
Seleccionar cliente
Permite elegir entre los clientes dados de alta en la aplicación.
Al pulsar el botón correspondiente, podrás filtrar entre los diferentes campos del cliente.
Seleccionar proyecto
Si el cliente seleccionado tiene un proyecto vinculado, podrás elegir a qué proyecto asociar la orden de trabajo.
Al igual que con los clientes, aparecerá una ventana con la opción de filtrar y seleccionar el proyecto adecuado.
Vincular técnico
Desde aquí puedes asociar la orden de trabajo a uno o varios técnicos.
Cuando se crea un aviso y se asigna a un técnico diferente del creador, la aplicación le notificará mediante un mensaje push que tiene un nuevo trabajo.
Estado, hora de inicio y fin
Desde este apartado se gestiona si un parte está pendiente, en proceso o finalizado.
Desplazamiento y kilometraje
Aquí puedes anotar el tiempo y los kilómetros de desplazamiento.
Es un campo informativo, no afecta al tiempo total del parte.
Pausa
Las pausas permiten detener el parte temporalmente y reanudarlo cuando quieras.
Al ponerlo en pausa, se solicita un motivo (descanso, fin de jornada, compra de material, etc.).
El tiempo de pausa se descuenta del tiempo total del parte.
Firma
Puedes registrar el nombre, DNI y firma de la persona que firma el parte.
Estos datos aparecerán en el documento final.
Enlaces
Esta sección permite adjuntar documentos alojados en plataformas externas como Dropbox, Google Drive o OneDrive.
Pestaña de Detalles del parte
Trabajo solicitado
Descripción del trabajo que debe realizar el colaborador.
Notas
Anotaciones generales realizadas por el colaborador o la empresa.
Notas internas
Anotaciones internas que no aparecen al exportar el parte a PDF.
Notas administrativas
Notas destinadas a temas de facturación, que tampoco aparecen en el PDF.
Productos
Puedes definir productos con su precio para registrar el material utilizado en la intervención.
Al igual que con los clientes y proyectos, puedes filtrar o crear nuevos productos desde la pantalla de selección.
Actuaciones
Puedes crear actuaciones predefinidas (trabajos o servicios) que luego podrás asociar a tus órdenes de trabajo.
Cada actuación permite definir código, descripción y notas.
Pestaña de Plantillas
Aquí puedes adjuntar una plantilla previamente creada.
Las plantillas están disponibles únicamente si tienes contratado un plan.
Pestaña de Fotos
Permite ver las fotos vinculadas al parte o tomar nuevas fotografías.
Botón de Guardar
Guarda los cambios y te lleva a la lista de Avisos o Partes.
Opciones adicionales (menú de tres puntos)
Disponibles tanto en móvil como en web:
- Firmar: Permite registrar el nombre, DNI y firma del firmante.
- Mostrar localizaciones: Muestra dónde se ha modificado el estado del parte.
- Actividad: Permite ver los cambios realizados, cuándo y por quién.
En la versión móvil
- Enviar: Envía el parte en formato PDF al correo del cliente.
- Compartir: Permite enviar el parte en PDF por WhatsApp, Messenger, Telegram o guardarlo en servicios de almacenamiento (Dropbox, Google Drive, OneDrive).
En la versión web
Permite exportar el parte en PDF para su envío.
Vídeo explicativo
Te dejamos un vídeo donde explicamos cómo funcionan los estados de un parte: