El técnico llega a cambiar un termo en un tercer piso. Trabajo de veinte minutos, presupuestado. Levanta el falso techo para pasar el conducto y se encuentra una bajante con la abrazadera suelta y humedad extendiéndose por la pared. No entra en el presupuesto. No entra en la orden de trabajo. Pero ahí está, y alguien tiene que dejarlo por escrito.

Eso es un parte de incidencias.

Qué es exactamente

El parte de incidencias es el documento que registra lo imprevisto: cualquier evento que aparece durante una intervención y que no formaba parte del trabajo planificado. El parte de trabajo de toda la vida recoge lo acordado, qué se hizo y quién lo firmó (explicamos qué diferencia hay entre un aviso y un parte de trabajo en este otro post). El parte de incidencias recoge la excepción.

Y resulta que la excepción es justo lo que, en papel o de memoria, siempre se pierde.

Para qué sirve, más allá del trámite

Tres lectores van a usar ese documento, y a cada uno le importa una cosa distinta:

• La oficina, para justificar el trabajo adicional y volver a presupuestar con datos, no con el recuerdo del técnico tres días después.
• El cliente, porque le consta por escrito y con firma que aquello ya estaba así cuando llegasteis. Una foto con fecha vale más que una discusión sobre quién mojó la pared.
• El siguiente técnico, que llegará a esa visita sabiendo lo que se encontró el anterior y qué quedó pendiente. Sin partir de cero.

También protege en sentido contrario, seamos honestos: si la incidencia es culpa de un descuido propio del equipo (se rompe algo al mover material, un daño en la obra), registrarlo a tiempo permite gestionarlo antes de que el cliente lo descubra solo.

Situaciones que acaban en parte de incidencias

Las que más vemos:

• Averías o daños descubiertos al abrir una instalación.
• Material que falta o que no sirve para lo que se encontró allí.
• Riesgos de seguridad: un cuadro eléctrico sin tapa, una conexión mal aislada, una zona de trabajo sin señalizar.
• El cliente no está, el acceso está cerrado o la zona no está preparada.
• Trabajo que se sale de lo presupuestado y hay que validar antes de meterse.

Qué debe incluir

Mínimo, esto:

• Fecha y hora del momento en que se detecta, no del día que se escribe.
• Técnico que la registra.
• Cliente y ubicación exacta (planta, sala, máquina), y la orden de trabajo a la que va asociada.
• Descripción de los hechos: qué, dónde, cuándo. Sin valoraciones.
• Gravedad y consecuencia: si el servicio queda interrumpido, si hay que parar el trabajo, si afecta a terceros.
• Fotos del estado inicial.
• Acciones inmediatas realizadas y qué queda pendiente.
• Firma del cliente o del responsable que recibe la información.

Cómo rellenarlo, paso a paso

El orden no tiene misterio, pero hay detalles que marcan la diferencia entre un parte útil y un papel mojado:

1. Identifica el trabajo y el cliente. Anota la fecha, el técnico, el cliente y la ubicación, y vincula la incidencia a su orden de trabajo. Si la abres desde la app, casi todo ya va relleno y te ahorras el tecleo.

2. Describe los hechos. Qué ha pasado, dónde y cuándo. Hechos, sin valoraciones: no es lo mismo «fuga en la bajante del segundo piso, humedad en pared» que «problema de fontanería». El segundo no le sirve a nadie dentro de seis meses.

3. Añade fotos. Una imagen del estado antes de tocar nada explica más que tres párrafos. Desde la pestaña de fotos del parte se adjuntan desde el móvil y quedan unidas al documento.

4. Registra las acciones inmediatas. Lo que se hizo en el momento: cerrar una válvula, balizar la zona, avisar al responsable. Y lo que quedó pendiente, que es lo que permite programar la siguiente visita con contexto.

5. Firma y envía. La firma del cliente o del responsable deja constancia de que le consta. El parte se exporta en PDF y llega a la oficina en el momento.

El problema del papel

Lo diremos rápido porque nos lo encontramos a diario: el parte de incidencias en papel se queda en la furgoneta, las fotos no caben en un impreso y la oficina se entera de la fuga cuando el cliente llama, molestísimo, una semana después. Y de firmar, ni hablamos: una hoja suelta no la firma nadie con tranquilidad.

Cómo lo resolvemos en nuestra app

En Partes de Trabajo en la Nube no hace falta ningún módulo especial: una incidencia se registra como una orden de trabajo (aviso) aparte, vinculada al cliente y al proyecto, con su estado y su responsable. Las fotos van en la pestaña de fotos, las notas internas quedan para la empresa sin salir en el PDF que recibe el cliente, y la firma se captura en pantalla en el momento.

Si el parte de incidencias lo vais a usar a menudo, preparad un modelo de plantilla a medida con los campos y opciones que necesitéis, empezando por el campo de incidencias bien visible y sitio para las fotos. Y como no todas las incidencias son iguales, podéis crear varios modelos: uno para averías encontradas, otro para faltas de material, otro para accesos fallidos… cada situación con su parte, y el técnico elige el que toca en cada visita. En nuestra página de plantillas lo contamos con más detalle. Si os atascáis con la configuración, escribidnos: estamos para ayudaros.